补签采购合同的风险有哪些，如何防范？

补签采购合同的风险有哪些，如何防范？

现代社会企业之间的商业往来越来越频繁，企业间的商业活动往往少不了要签合同，但由于各种原因，很多商业交易都没有签订书面合同，或者是先履行后补签合同的情况，针对这些情况可能出现的风险，很多文章都进行了阐述和分析，但往往都是只分析了出现这些情况时卖方的风险，比如因为没有书面合同可能存在交货后收不到货款的风险、做了大量的备货准备交货时被拒收的风险等等，其实，事先没有签订采购合同或者事后补签采购合同，对于买方而言，一样存在诸多风险，本文就事后补签采购合同针对买方可能出现的风险进行分析并提出防范建议。

一、事后补签采购合同的风险分析不同的情形导致事后补签采购合同，有着不同的风险，这里分以下几种情形分别分析。

1、事实合同已经成立的情形根据《合同法》第三十六条和第三十七条的规定，对于法律、行政法规规定或者当事人约定需要采取书面合同而没有采用书面形式，以及签订了书面合同但未经双方当事人签字盖章的，只要一方履行了主要的义务，另一方接受的，法律将认可该合同的效力，不管采用书面形式或者签字盖章与否，均在所不问。换言之，法律认同事实合同关系。事实合同一旦成立，双方当事人都受事实合同的约束，此时补签采购合同不过是对事实合同的一个确认。但是，一旦因某些原因买方不接受卖方的履行行为、或者只认可部分履行行为、或者双方就补签的采购合同某方面未达成一致等等，买方如没有有利的证据，将可能承担违约责任。

2、先口头约定的情形; 口头形式是订立合同的形式之一，合同法认可口头约定的效力，但与书面合同具有的证据效力不同，如果一方否认订立过口头合同，另一方当事人则负有证明口头合同存在的举证责任。实践中，也存在相关当事人由于没有提供充分的证据证明口头约定存在而得不到法院支持的情况。如果买方同卖方对标的物的规格型号、价格、交期、品质等只进行了口头约定，一旦出现纠纷，买方可能将处于十分不利的地位，比如卖方交货的规格型号与所需不符、交期无法满足要求、品质达不到要求等等，买卖双方将因此而产生纠纷，买方如果认为是卖方的履行行为不符合约定，买方将承担举证责任。同时，因为双方的纠纷及卖方的履行不符合买方的要求，将对买方正常的生产经营也会造成影响。

3、先签意向书并约定后面补签采购合同的情形在一些现实的商业交往中，出于共同的商业利益考虑，或者项目急需、或者因签订合同需要较长的审批时间等，买卖双方有时会先签署一份合作意向书并约定后面再补签采购合同的情形，这种情形会有以下几种风险：

首先，意向书签订后，卖方为履行合约进行了准备工作或已经开始履行，此时如果商业环境发生变化、项目变更、或者买方采购制度方面的原因等等，不能与卖方签订采购合同，则买方将承担相应的缔约过失责任。

其次，意向书虽名为“意向书”，但它是双方基于平等、自愿达成的合意，其实也是一种合同。依《最高人民法院关于审理买卖合同纠纷案件适用法律问题的解释》第二条规定，当事人签订认购书、订购书、预订书、意向书、备忘录等属于预约合同，如果预约的一方当事人不履行其订立本约的义务，另一方当事人有权请求法院强制其履行义务并承担违约责任。例如卖方按照意向书的约定履行了约定，买方因为某些原因不能继续履行、或者不按照约定履行、或者后期签订采购合同时不同意原意向书中的一些约定等等，依据《合同法》，买方将承担违约责任。

再次，意向书中某些需要明确的事项却约定过于模糊，比如交货数量或服务标准、今后的签约价格或价格依据、售后期限等约定不明或没有约定，一旦卖方履行完毕、买方也都接受了后再补签采购合同，补签采购合同时买方将失去一些常见的签约中甲方的优势，比如明明可以利用甲方优势争取更好的价格或售后，但此时较为被动。不管以上哪种情形导致事后补签采购合同，还可能存在着违反本企业采购管理制度的风险，尤其是在国有企业，都有着严格的采购审批流程，任何事后补签的采购合同都属于“先斩后凑”的行为。

二、风险防范建议

1、提高合同风险意识，尽量避免事后补签合同。补签合同的问题主要是对合同重要性认识不足引起的，不懂得在商业交往中“先小人、后君子”的诀窍，将合同签订视为一种程序性要求，或是自以为自己是甲方，天然的占有某种优势心理，觉得签不签合同自己都不会吃亏。风险意识薄弱，即使事后补签合同也是流于形式。因此，必须重视采购人员法律风险意识的培养和提高，使其充分认识到及时、及早签订合同对防止经济纠纷发生、保护企业合法权益的重要性。

2、确需补签的采购合同，要及早补签并注意以下要点首先，要在合同中注明“此合同为补签”，并最好在合同中写明本合同签订时买卖双方已经履行的情况，以及无论是已经履行的部分还是接下来需要履行的部分，均受本合同所有条款的约束。如果双方能够协商达成一致，可以将补签的合同进行“倒签”，即将合同的签订日期写为实际履行起始期之前、合同的履行期为实际的履行期限，这样这份倒签的合同从形式上看起来就不再是一份补签合同了，而是一份事前合同了，即先签合同才履行各自的权利义务。

其次，补签合同时一定要根据已实际履行的情况、履行中发生的问题以及预期将可能发生的问题，结合买方的实际需求、实际生产经营状况等来签订合同。如某电脑生产商预计接下来几个月将生产液晶电脑1万台，其液晶屏供货商已提前供货了2万块液晶屏，此时电脑生产商应根据实际情况与液晶屏供货商只补签1万块液晶屏的采购合同，至于液晶屏供货商多交货的液晶屏，双方可以协商解决。

再次，无论是哪种情形需要补签合同，针对补签合同之前卖方的履行行为，买方均应该切实掌握，并应该收集、留存一些对买方的有利证据，以便在今后补签合同时或发生纠纷时有据可依。同时，应该避免在补签合同之前留下对自己不利的证据，如某企业因新员工报道紧急需要采购几台办公电脑，来不及价比三家，此时千万不可口头或书面答应对方的报价，可以先让对方送货、价格后议，等收到电脑后再根据电脑的配置和市场行情慢慢与对方议价、补签合同。

另外，不得不说的是，补签合同或不签合同对买方的风险确实小于卖方，或者说买方占有优势，比如货到付款、先服务后付款的情形等，但是只有在到货或服务符合买方要求时，买方才占有优势，一旦到货和服务达不到买方要求，纠纷便会发生。

总而言之，事先签订合法有效的书面合同，可以使当事人双方准确地理解合同规定，有利于合同顺利履行，避免不必要的争议，同时，也为将来万一发生纠纷时提供有效证据。因此，实践中应尽可能避免出现合同补签的情况。