在企业经营中，合同不仅是业务往来的凭证，更是管理风险、确认权益的重要依据。随着业务量增长，合同数量成倍增加，若存在合同丢失、责任人不清、业务交接混乱等问题，就容易造成违约风险、业务中断和财务损失。
此时，企业就需要一套结构化的管理方式来统一管理所有合同——这就是合同台账系统。
本文将从帮助你全面理解合同台账，以及教会你如何在企业中真正用好它。
什么是合同台账？合同台账的主要功能有哪些？
合同台账是一份用于记录和管理企业相关合同关键信息的结构化清单。通常以Excel、在线表格或合同管理系统的形式呈现，把分散在各部门、各平台中的合同信息统一整理，通过标准化字段记录合同状态、金额、到期日、责任人、关键条款等内容。
通过Excel、在线表格维护的合同台账管理，主要依赖于人工手动录入汇总操作，将每份合同的关键如相对方企业名称、合同金额等录入到合同台账中。不仅查找和更新信息页耗时费力，还容易出现信息录入错误、版本混乱等问题，导致合同数据难以管理和跟踪。而现在借助合同管理系统搭建的合同台账，可以按照预设规则归档，并实现自动化处理和快速检索，从而实现以下能力：
信息统一管理：所有合同关键信息集中存放，避免“合同散落在不同人手中”。
快速检索与查询：通过编号、客户名、日期等多维度筛选，让你几秒钟就能定位任何合同。
到期与续约提醒：合同台账可记录合同到期时间，并结合设置合同到期自动提醒，避免合同自动续约或到期失效。
付款与收款节点管理：把合同金额、付款方式、账期等信息结构化管理，减少账款遗漏。
风险识别与条款记录：常见风险条款（违约责任、赔偿、自动续约、知识产权归属等）都可在台账中标注，帮助法务及业务快速判断风险等级。
状态追踪：包括审批中、已签署、生效中、已终止等合同生命周期，让合同流程更加透明。
如何使用法大大的智能台账能力？？
法大大智能台账功能，能够自动将签署完成的销售合同归档到对应区域的文件夹中，并且利用先进的字段库统一管理合同字段内容，确保信息的一致性和准确性。当合同被签署后，系统立即按照预设规则自动提取关键信息，并将这些信息生成合同台账。合同管理人员现在可以轻松地管理和检索合同信息，大大提高了工作效率，同时也减少了人为失误的可能性，提高了合同管理的准确性和效率。
想要使用法大大的智能台账能力，你需要先注册认证法大大企业用户。仅需登录法大大，输入姓名、公司名和手机号即可完成企业账号注册。
点击认证提示弹框的「立即认证」，按步骤上传营业执照照片并核实企业信息，企业法定代理人同意授权后，选择实名手机号认证并填写验证码，即可完成认证。
当完成企业认证后，企业管理员仅需3步，即可针对企业中的合同，创建不同的合同台账。
第1步：创建台账
在「归档」的「台账记录」中，点击「创建台账」。
第2步：设置对应的台账名称以及合同提取范围。
合同提取范围指的是：系统会对该文件夹下的合同进行台账字段的抽取。
提取字段指的是：
- 系统字段：系统默认的合同字段信息
- 分类字段：用户可自定义创建的合同台账信息。
第3步：查看对应台账记录信息
当台账状态为：处理完成后，就代表系统已经抽取了台账信息到台账列表中了，您可以点击「台账数据」，进行查看。
如企业自有系统已跟法大大进行API集成对接，系统还可将合同台账信息推至业务系统中。
以上，就是法大大的智能台账能力的具体介绍和相关教程。
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